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Mitarbeitergespräche – Zeit nehmen für Lob und Kritik

Sie schaffen Vertrauen und bieten die Gelegenheit, sich über Gutes,
Schlechtes und Entwicklungsperspektiven auszutauschen.
Gut geplant dienen Motivationsgespräche dem Gedankenaustausch zwischen Chef und Mitarbeiter.

Von Jens Seemann

Wann sie stattfinden, ist egal. Wichtig ist, dass Unternehmer die Gelegenheit für Jahresgespräche und den Gedankenaustausch mit ihren Mitarbeitern nutzen. „Insbesondere in kleinen Betrieben wird das unterschätzt. Die Verantwortlichen glauben, dass alles reibungslos läuft und bemerken unausgesprochene Probleme nicht”, sagt Kommunikationstrainer Christian Schmid-Egger. Motivationsgespräche, wie er sie nennt, müssen für beide Seiten einen besonderen Stellenwert haben. Ein guter Zeitpunkt ist der Jahresbeginn.

23 Prozent der Mitarbeiter haben laut einer Studie des Galupp-Instituts zur Arbeitszufriedheit das Gefühl, dass ihre zentralen Bedürfnisse und Erwartungen von ihren direkten Vorgesetzten teilweise oder völlig ignoriert werden.

Ganz wichtig: Es geht nicht um das Alltagsgeschäft. Im Fokus steht der Mitarbeiter. Er soll ein fundiertes Feedback bekommen und muss die Möglichkeit haben, eigene Wünsche zu äußern und Probleme anzusprechen. Häufig fürchten Mitarbeiter Einzelgespräche mit ihren Chefs. Deshalb sollten beide Seiten losgelöst von den regulären Besprechungen einen Termin abstimmen und dafür eine Stunde einplanen. Wichtig ist, dass die Mitarbeiter den Zweck des Gesprächs kennen und ermuntert werden, sich Gedanken zu machen.

Gezielte Vorbereitung für beide Seiten

Ebenso empfiehlt Christian Schmid-Egger Vorgesetzten, sich vorab intensiv mit dem Mitarbeiter und dessen Arbeitsweise, Fähigkeiten und Schwächen zu beschäftigen, sich Informationen einzuholen und ganz viel aufzuschreiben. Nur so können Leistungen bewertet, Probleme angesprochen sowie Lösungen und Entwicklungsperspektiven besprochen werden. Da Chefs solche Gespräche leiten, sollten sie diese vorab klar in Feedback des Chefs, Einschätzungen des Mitarbeiters und Zukunftspläne gliedern.

Einen neutralen Rahmen schaffen

Die Gliederung ist das eine. Wichtig ist die Atmosphäre eines solchen Gesprächs. Sie soll die für die Mitarbeiter meist ungewohnte Situation entkrampfen. Deshalb empfiehlt Christian Schmid-Egger einen neutralen Rahmen – fernab des Chefbüros oder der Werkstatt. Im Gespräch müssen beide Seiten wissen, wann sie die Gelegenheit haben, sich zu äußern. Deshalb wird zum Beginn die Gliederung vorgestellt.

Teil 1: Feedback des Chefs

Im ersten Teil gehört das Wort den Vorgesetzten. Sie geben ihr Feedback. Christian Schmid-Egger empfiehlt mit den positiven Aspekten zu beginnen: „Zum einen wird häufig zu wenig gelobt und es schafft Vertrauen.” Mögliche kritische Punkte müssen angesprochen werden, ohne aber den Fokus zu lange auf das Negative zu richten. „Sonst geht der Mitarbeiter in eine Abwehrhaltung, schaltet auf stur und fängt an, den Chef zu hassen”, erklärt Christian Schmid-Egger. Um das zu vermeiden, muss der Mitarbeiter sich zu den Vorwürfen äußern dürfen, ohne sich aber nur zu rechtfertigen. Schließlich sprechen Chefs diese Dinge gezielt an, damit sie geändert werden. Im idealen Fall gestehen die Mitarbeiter Fehler ein und machen selbst Lösungsvorschläge.

Teil 2: Einschätzungen des Mitarbeiters

Im zweiten Teil des Gesprächs haben die Mitarbeiter das Wort. Sie äußern sich zur eigenen Situation, bewerten das Betriebsklima und äußern Wünsche. Einige fühlen sich ermutigt Kritik am Chef zu äußern. Der muss diese souverän anhören, sie nicht abwehren und als Chance begreifen, Fehler abzustellen. „Das schafft Vertrauen”, sagt Christian Schmid-Egger.

Teil 3: Zukunftspläne

Nachdem beide Seiten ihre Meinungen ausgetauscht und Lösungen besprochen haben, bietet sich die Gelegenheit über die Zukunft zu sprechen. „Chefs können aufzeigen, was das Unternehmen plant und welche Rolle der einzelne Mitarbeiter dabei spielen kann. Der Mitarbeiter hat die Gelegenheit, zu sagen, ob er sich ausgefüllt fühlt. Unterforderte Mitarbeiter verlassen das Unternehmen”, sagt Christian Schmid-Egger. Dieses Wissen sollten Unternehmer nutzen, um nach dem Gespräch die Einsatzmöglichkeiten oder auch Investitionen in Fortbildungen zu überdenken und das in einem gesonderten Treffen zu besprechen.

Motivationsgespräche sind freiwillig. Die getroffenen Vereinbarungen sind rechtlich nicht bindend. Dennoch empfiehlt Christian Schmid-Egger ein stichpunktartiges Protokoll: „Das verpflichtet beide Seiten mehr als mündliche Vereinbarungen.”

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Dieser Beitrag erschien in der Februar-Ausgabe 2013 des Magazins NordHandwerk

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